O uso do Equipamento de Proteção Individual (EPI) é uma das principais barreiras contra acidentes e doenças ocupacionais. Mas, por mais resistente que o material pareça, nenhum EPI tem validade indefinida. O tempo de vida útil depende de fatores como o tipo de uso, as condições ambientais e a manutenção.
Ignorar esse detalhe pode transformar um item de proteção em um risco invisível.
De acordo com dados do Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho (SmartLab), mais de 611 mil acidentes foram registrados no Brasil em 2023 — e uma parte significativa está relacionada ao uso incorreto ou inadequado de EPIs. Isso inclui produtos vencidos, danificados ou sem rastreabilidade de entrega e troca.
Gerir a validade dos EPIs, portanto, não é apenas uma boa prática: é uma obrigação legal.
O que a legislação brasileira determina sobre validade de EPIs
Fonte: Canva Pro
A base legal está na NR-6, que regulamenta a fabricação, comercialização e uso de Equipamentos de Proteção Individual. Ela determina que:
- Todo EPI comercializado deve possuir Certificado de Aprovação (CA) emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
- Esse CA tem validade determinada, que varia conforme o tipo de produto e fabricante.
- O empregador é responsável por garantir que o EPI fornecido esteja dentro do prazo de validade e em perfeito estado de conservação.
Além da NR-6, a Portaria nº 11.437/2020 regulamenta os prazos e procedimentos para renovação dos CAs, incluindo a obrigatoriedade de que as informações de validade estejam visíveis na embalagem e no corpo do produto.
Na prática, o CA é como o “documento de identidade” do EPI, ele comprova que o equipamento passou por testes de desempenho e foi aprovado para uso em condições específicas.
Por isso, o simples fato de o EPI parecer novo não garante sua validade legal: se o CA estiver vencido, o produto não pode ser entregue nem utilizado.
Diferença entre validade do produto e validade do CA
Um dos erros mais comuns nas empresas é confundir a validade física do EPI (prazo de uso indicado pelo fabricante) com a validade legal (prazo do CA).
A validade física refere-se ao tempo em que o equipamento mantém suas propriedades originais de proteção. Já a validade legal está vinculada ao registro do produto junto ao Ministério do Trabalho.
Mesmo que o EPI esteja em boas condições, o uso de um item com CA vencido é considerado infração grave, pois ele perde o reconhecimento oficial de conformidade.
Isso pode gerar autuações e multas conforme a NR-28, além de implicar responsabilidade civil e trabalhista em caso de acidente.
A orientação é clara: EPI sem CA válido não protege juridicamente o empregador.
O que o empregador deve controlar
A responsabilidade da empresa vai muito além da compra. A NR-6, item 6.6.1 especifica que o empregador deve:
- Fornecer EPIs adequados ao risco e em perfeito estado.
- Treinar o trabalhador sobre uso, guarda e conservação.
- Substituir o EPI imediatamente quando danificado ou extraviado.
- Manter registro atualizado de entrega e devolução de cada equipamento.
- Controlar validade do CA e prazo de uso de cada item distribuído.
Empresas que terceirizam esse controle para planilhas ou registros manuais frequentemente perdem rastreabilidade, especialmente em operações com alto volume de EPIs, como construção civil, mineração e logística.
Soluções modernas já permitem automatizar esse processo: sistemas de rastreamento por código de barras ou RFID vinculam o lote, a data de entrega e a validade do CA ao nome do colaborador. Isso reduz falhas humanas e otimiza auditorias.
A importância da rastreabilidade e da gestão técnica
A rastreabilidade é o elo entre conformidade legal e segurança real. Quando o empregador sabe quem está usando o quê, desde quando e em quais condições, ele tem controle sobre todo o ciclo de vida do EPI.
Além de facilitar auditorias e fiscalizações, esse controle ajuda a planejar reposições, prever custos e evitar desperdício — problemas comuns quando o estoque é gerido de forma empírica.
A ISO 45001 reforça a necessidade de registrar evidências documentais sobre o controle de riscos e a eficácia das medidas de proteção. Isso inclui o monitoramento da validade dos EPIs como parte da gestão integrada de saúde e segurança ocupacional.
Como implementar um controle de validade eficiente
O controle da validade dos EPIs é mais do que uma tarefa administrativa — é parte essencial da gestão de risco ocupacional. A falta de rastreabilidade pode gerar não só desperdício de recursos, mas também multas e perda de credibilidade em auditorias de segurança.
O primeiro passo é criar uma matriz de controle, listando todos os EPIs em uso, os prazos de validade física e legal, e a data de entrega a cada colaborador. Esse registro deve ser mantido atualizado, conforme determina a NR-6, item 6.6.1 “f”.
Empresas de grande porte vêm adotando sistemas automatizados com etiquetas RFID (Identificação por Radiofrequência), que permitem rastrear cada EPI em tempo real.
Essa tecnologia identifica:
- O colaborador que recebeu o equipamento;
- A validade do CA e do produto;
- O histórico de uso e substituição;
- Alertas automáticos de vencimento.
Além da automação, é essencial ter rotinas de inspeção periódica para verificar desgaste e contaminação. EPIs usados em atividades químicas, hospitalares ou em altura devem ser revisados com maior frequência, pois estão sujeitos a condições extremas que reduzem o tempo útil.
Nos estoques, a lógica deve seguir o modelo FIFO (First In, First Out) — ou seja, usar primeiro o que foi comprado antes, garantindo que nenhum lote ultrapasse o prazo de validade.
Penalidades legais e riscos de não conformidade
Fornecer ou permitir o uso de um EPI vencido é uma violação direta das obrigações previstas na NR-6 e pode ser enquadrado em infrações de grau grave ou gravíssimo pela NR-28.
As penalidades variam conforme o porte da empresa e podem incluir:
- Multas administrativas, com valores que ultrapassam R$ 6.000 por item irregular;
- Responsabilidade civil em caso de acidente;
- Risco de ações trabalhistas, caso o empregado comprove que o EPI fornecido estava vencido;
- Perda de certificações internacionais, como ISO 45001, por não cumprimento dos requisitos de evidência documental.
Além disso, em auditorias do Ministério do Trabalho e Emprego, a falta de controle de validade é uma das principais causas de autuação em programas de segurança. Um relatório publicado pela própria pasta em 2023 apontou que cerca de 30% das notificações em inspeções de SST envolvem falhas na gestão de EPIs.
O impacto financeiro vai além das multas: acidentes causados por EPIs inadequados geram afastamentos, horas paradas e danos à reputação da empresa.
Benefícios de um controle técnico automatizado
Empresas que investem em gestão técnica de EPIs não apenas evitam penalidades, mas também ganham eficiência operacional. Os principais benefícios são:
- Redução de custos com desperdício de material e compras emergenciais;
- Aumento da produtividade, já que os colaboradores trabalham com equipamentos adequados e confortáveis;
- Melhor desempenho em auditorias, com evidências automáticas e relatórios completos;
- Maior engajamento da equipe, que passa a confiar na seriedade do programa de segurança.
Plataformas digitais especializadas integram o controle de validade com o cadastro de colaboradores, o que permite ao gestor visualizar em tempo real o status dos EPIs e programar trocas preventivas.
Integração com programas de gestão de segurança
Controlar a validade dos EPIs deve estar alinhado ao Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e ao Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), conforme determina a NR-1.
Esses programas devem prever não apenas o uso dos EPIs, mas o acompanhamento de sua eficácia ao longo do tempo.
A integração entre áreas, segurança, compras e RH, é essencial. Quando o controle é feito de forma isolada, ocorrem falhas como:
- Estoques desatualizados;
- EPIs vencidos ainda em circulação;
- Substituições tardias;
- Falta de histórico para auditorias.
Empresas que tratam a validade dos EPIs como indicador de maturidade organizacional conseguem evoluir de um modelo reativo (agir só após a fiscalização) para um modelo preventivo e inteligente, em que dados e tecnologia guiam decisões.
Considerações finais
Controlar a validade dos EPIs não é uma questão burocrática — é um ato de responsabilidade e respeito com a vida dos trabalhadores.
Cada capacete, luva ou bota entregue tem um ciclo de proteção que precisa ser respeitado. Ignorar prazos de validade é permitir que a confiança da equipe se desgaste junto com o equipamento.
Empresas que assumem essa responsabilidade fortalecem sua reputação, reduzem custos e constroem uma cultura de segurança genuína.
A Bunzl EPI apoia gestores e técnicos de segurança nessa jornada, oferecendo não apenas EPIs certificados, mas também orientação técnica e suporte especializado para controle de validade, rastreabilidade e conformidade legal.